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美国秘书的种类、职级及秘书教育考试

秘书种类：

　　１、政府秘书:在美国联邦、州、市、县政府和驻外使领馆、军事基地等处工作。政府秘书等级的划分和任命根据考试成绩而定。凡欲从事这类秘书工作的，须先取得打字、速记等专业技能的证书，并参加秘书能力考试及格，被录取者第一年为试用期，三年后转为固定职业，并有资格申请担任联邦政府中任何机构的秘书工作。

　　2、行政秘书:也称行政助理、管理秘书，是美国行政管理协会划定的四类秘书之一，在各类机关、公司、企业中担任行政性职务。其职责是记录上司口述，接听电话并向上司转达，接待来访，打印信函、文件，安排上司日程，为上司起草信函、讲话稿、报告、备忘录，代上司阅读、签署、寄发某些信件，编辑校对文件，为上司查阅资料，选购办公设备与用品等。

　　3、法律秘书:在美国司法机关、律师事务所、工商企业法律部门，作为法官和律师助手，是美国行政管理协会划定的四类秘书之一。

　　法律秘书必须遵守职业准则，精通联邦及州法院条例，掌握法律专门术语和工作程序，能熟练使用规范的法律字典，熟悉司法文书形式，能起草法律文件，掌握打印、速记、录音等技术。

　　初入法律系统从事秘书事务者，只能充当速记员，待具有5年以上该专业工作经历后，加入全国法律秘书协会，提出申请，经该会考试及格者，才能授予法律秘书的职衔。

　　4、公司秘书:接受并执行董事长指令，履行秘书中领导职位。

　　公司秘书的职责为监督、管理公司行政、财务、人事、对外联络事务;与公司总经理，采购、生产、销售、运输等部门经理保持联系;负责协调工作;准备年度报告，预算、决算等文件;筹办董事会议、股东大会;负责发布公司信息;向董事会汇报公司财务、人事关系状况、答复董事质询等。

　　担任这类秘书要求有6年以上的大学学历，经过严格考试而获得特许职业秘书资格证书。

　　5、经理秘书:经理秘书的职责为全面负责秘书及行政事务，制定有关计划、方案，并负责它们的按期完成等。经理秘书须对公司的结构、惯例、政策、工作程序相当熟悉，并具备秘书和行政工作的高级技能。

　　担任这类秘书要求有6年以上大学学历，经过严格考试而获得特许职业秘书资格证书。

　　6、专业秘书:专业秘书包括法律秘书、医学秘书、技术秘书、教育秘书、通信秘书，他们除具有秘书工作的知识和技能外，还须具有相当程度的专业知识，属于复合型秘书。

　　7、技术秘书:也称工艺秘书。在美国政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为高级科学研究人员的助手。

　　技术秘书的主要职责为:记录、编写技术资料、文件、报告和科研合同，编制技术项目预算、各种报表、图纸，保管技术性档案，承担实验室事务工作等。

　　技术秘书须掌握专业需要的科学技术及教学、会计学、物理学等知识，熟悉工程、技术术语，精通技术性口述的记录，并能从事收发邮件、通讯联络等一般秘书事务，还得搜集资料，收藏技术书籍，剪辑技术报刊等。

　　8、医学秘书:也称医药秘书，在美国医疗系统中作为医生助手。

　　医药秘书的职责是与病人预约就诊时间，办理病人就诊手续，为医生指定的病人联系会诊医院，打印病人的医疗记录并归档，向病人收取医疗费用，订购医疗器械、药品等，有的还为病人测量体温、保管病人病历等。

　　医学秘书要求具有良好的医德，掌握生物学、生理学、人体解剖学、心理学、护理常识等基础知识，熟悉医药法、医学术语、医疗工作程序等。

　　9、教育秘书:在美国教育系统中为校长、院长、系主任、教授等提供秘书服务。负责接待来访、接听及转达电话，为校长、院长、系主任编制工作日程，安排约会，起草、修改、打印有关文件、报告，负责会议记录，收集资料、保管档案，协助管理学生学籍、考勤、成绩登记，与学生、家长、教师保持联系，订购、保管办公用品，为上司和教职员工收发邮件等。

　　教授的秘书除替教授打电话、写信，安排约会、活动日程外，还须搜集出版的专业书刊，整理学术会议上的文献报告，为教授准备教学讲义或科研论文资料、制作图表、录音带、幻灯片等。

　　美国教育秘书有自己的组织——全国教育秘书协会，为全国教育协会隶属组织。该协会为改善教育秘书的工作条件，增加薪金，保证退休福利以及保险等事项而努力。

　　10、财经秘书:财经秘书的职责为掌管公司的财务，有的还兼管雇主私人的金融票据，如支票簿、薪金支票、股利支票、家庭证券等。他们平时的工作是去银行存款、开支票、调节银行结单、处理小额保证金、记录收入资金等。

　　财经秘书除须掌握一般秘书知识、技能外，还必须通晓金融术语、银行工作程序等知识。

　　11、通信秘书:在美国公司中专事文字处理。美国行政管理协会将通信秘书划分为首席文字处理员和文字处理员两类。

　　秘书职级：

　　在美国，秘书作为一种成熟而兴盛的职业，对其职级的划分甚为细密，不同职级的秘书人员，其任职资格、职责范围、工作报酬都有明确的规定。

　　美国秘书统称 “一般管理、文书、事务”职业大类，下分41个细类。其职级纵向分为2一15共14个等级，由低至高，它们的技术要求也由简单到复杂，工作范围由单纯至综合，招聘的条件也不一样，因而年薪不等。

　　自2级至15级秘书的职责如下:
　　2级:信使，负责驾车递送信函;
　　3级:文件收发、管理，文书兼打字，操作办公设备，电话接线员，卡片穿孔人员;
　　4级:文书兼速记、记录，文书兼录音、复制，电传机操作，电子财会机械操作人员;
5级:函件文书，印刷文书，通讯文书，电子计算机辅助人员;
6级:秘书，一般文书管理、一般通讯管理、密码编制、译码设备操作;
7级:电子计算机操作、通讯中转设备操作;
9级:后勤专管人员;
12级:计算机专业人员、日程分析、管理分析、通讯管理、通讯专业人员;
15级:日程安排、管理分析、日程分析人员，他们须对本机关或公司情况了如指掌，为上司安排工作日程，辅助其进行综合管理。

　　其中第15级秘书是大企业董事长或总经理的高级助手。他们掌握着大至全球、全国，小至地区、公司的业务信息;既精通管理，又具有分析能力，还得了解公司、企业的历史、现状和发展趋势，有预测公司、企业未来的能力;掌握一门以上外语，善于各种场合的交际;一般要有硕士学位，具有5年以上工作经验。

　　第6至12级秘书或者是电脑、通讯方面的工程师，主要从事设计和操作;或者是大公司、大企业的地区主管、部门经理的秘书，辅助实施全面管理。他们一般由秘书学院或大学培养;为本科生或专科生。

　　第6级以下的秘书承担比较单纯的技术性、操作性工作，如上述的打字、文书的收发、管理，一般的电脑操作等。他们多数是高中毕业生，经过秘书职业培训后任职，或是由中专程度的职业学校培养出来的。

　　企业秘书职级：

　　1、见习秘书：主要职责为接待来客、接听电话、打字、预定约会，以围绕人际关系展开工作为主。

　　2、正式秘书:经过见习阶段，具备相应能力，为企业领导的行政助手，其职责包括收集、整理有关资料，草拟报告、备忘录、打印信件及其他文书，安排上司旅行，拟制某部门的工资单及按授权管理小额现金等。

　　正式秘书又分为行政秘书和通信秘书两类，行政秘书主要负责处理业务信件和电话，收集资料、保管文件、打印文件;通信秘书则主要负责使用办公设备誊写、打印文稿。

　　3、A级秘书:美国行政管理协会划定的四类秘书之一，是社会团体内中层领导、大公司中级管理人员的秘书。

　　主要任务是行使范围不定的秘书职责，如起草或抄录内容较复杂的保密信件等。A级秘书须具备本公司有关政策、工作程序方面的知识，并熟练掌握中级以上秘书及行政工作技能。

　　4、B级秘书:美国行政管理协会划定的四类秘书之一，是社会团体内基层领导、大公司中基层管理人员的秘书。主要任务是行使范围有限的秘书职责，即记录上司口述，誊写速记稿、录音稿，接听、转达电话，安排上司约会或公务旅行，答复日常信函，保管档案，迎来送往。须具备一般秘书工作知识及技能。

　　秘书教育：

　　据美国“全国教育统计中心”公布，现有1300多所高等院校设置秘书专业或秘书系，主要为两年制的初级 (走读)大学、技术学院及商业学院，四年制本科高校的秘书专业。

　　普通高级中学内设置秘书知识、秘书技能课程，进行秘书职业训练。

　　成人学校，有的称秘书学校，有的在商业技术学校中设秘书系，其就读时间自2个月至2年不等，班次多样，有全日班、半日班、夜间班、周末班等，学员一般不受年龄和学历限制，毕业后校方协助推荐、寻找职业。

　　美国的秘书通常以复合式教育培养而成，如医药秘书常由医学院毕业生经过秘书专业学习后担任。

　　秘书专业课程设置：

　　1、公共课:打字、速记、阅读和写作、健康生活原则、办公室工作程序、计算机应用、秘书会计学、体育等。

　　2、行政秘书专业课程:商业教学、企业法、簿记、演讲基础、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。

　　3、法律秘书专业课程:美国政府及企业法、法律秘书的听写与录音、法律专门术语、法院及法律事务所程序、联邦及本州法院条例、法律秘书准则等。

　　4、医学秘书专业课程:生物学、生理学、人体解剖学、心理学、医药法、医学专门术语、医学秘书的听写与录音等。

　　全国法律秘书协会还通过各地分会，免费培训在职秘书人员，并举行考试，授予合格者法律秘书名衔。

　　秘书考试：

　　１、特许职业秘书考试:由国际专业秘书协会举办的高级秘书资格考试。定于每年5月第１周的周五、周六两天进行。报考规定高中毕业生须有6年秘书工作经历，大学毕业生则其学习年限加秘书工作经历满6年者才许报考。

　　考试分6门课程:企业行为科学、企业法、经济与管理、会计学、秘书技能、办公室工作程序。

　　2、行政管理人员证书考试:此证简称CAM，为在商业界谋求监督和管理人员地位的秘书职位的资格证书。自1970年9月始，由美国行政管理学会负责考试，欲获取此证书者，须先申请加入该学会，并达到如下标准:

　　通过学会组织的人事管理、财务管理、调节和经济、行政机构、系统和信息管理、特殊疑难问题的管理技术等科目考核;

　　须有两年的行政管理经验;

　　有良好的个人品行以及一定的专业管理水平;

　　近年来曾在一个自发组织内参与或直接从事领导工作，并有可信的证据;

　　以口头或书面方式为制定有效管理的方法或原则作出过贡献。

　　凡经考核达到上述标准者，即发给证书，并允许其可在自己的署名后面写上ＣＡＭ，以示其具有此种资格。